На правах рекламы

Вы — руководитель. По вашей трудовой книжке можно проследить ваш путь наверх через неблагозвучное «менеджер по…» до сладкого «Директор отдела….». Возможно у вас свой бизнес, и вообще вы «Царь всея…» У вас в подчинении несколько человек, а может и несколько десятков. Вы — профессионал в своем деле и умеете грамотно планировать свой рабочий день. Наверное, у вас плакат «Мастер управления» висит на стене, серьезно.

В один прекрасный день вы понимаете, что никак не можете жить без того, чтобы тотально контролировать рабочее расписание своих подопечных.

Сначала вы начинаете спрашивать «Вась, чем сейчас занят?», потом вы просите Васю, а вместе с ним и Марину, Свету, Макса принести на листке план работ на день.

Потом вы совершаете качественный рывок и устанавливаете на компьютеры всех сотрудников систему для контроля поручений.

Вещь, несомненно, суперполезная: теперь каждый сотрудник в программе может составить расписание на день/неделю/месяц, все могут обмениваться поручениями и следить за ходом их выполнения.

Почти идиллия, дзен и умиротворение. Выглядит это примерно вот так:

 

контроль подчиненных

 

Но и этого вам недостаточно. Вы хотите все большего контроля. Вы хотите видеть план работ на день для каждого сотрудника.

Зачем это вам?

Наверняка вы скажете: «Как зачем? Что за глупый вопрос? Чтобы видеть, чем сотрудник будет занят сегодня, чтобы оперативно корректировать его список задач, чтобы он не занимался ерундой, в конце концов!»

Четыре серьезных минуса

Есть четыре недостатка тотального контроля рабочего времени сотрудников.

1. Это займет много вашего времени
Обычно на день сотруднику назначено 10-20 задач (как своих, так и порученных). Чтобы просто прочесть все задачи, не говоря о прочтении комментариев, требуется гора времени. А если сотрудников 5, 10, 15?

2. Вы будете больше отвлекать сотрудников
Вы обязательно найдете задачи, которые будут вызывать у вас вопросы, и вы, как истинный «наблюдатель» сразу же будете выяснять, в чем дело: «Вась, а вот у тебя задача – Узнать насчет абонентского ящика на почте – это для чего?»

3. У сотрудников исчезнет чувство порядка в делах
Признайтесь честно, вы ведь «лучше знаете», что делать сотруднику и в какой последовательности! Механизм работает так: увидели у подчиненного полный список задач на сегодня, захотели привести его в «подобающий» вид: подправить наименования, изменить структуру дерева, перенести некоторые задачи на завтра. Но коллега составил список так, как ему удобнее, а не как вам!

4. Сотрудники станут менее самостоятельными
Любой контроль на уровне «няни» несет печальные последствия. Сотрудник будет знать, что в любом случае его план/расписание приведут в правильный вид, укажут на недостатки, перекроят, чтобы сотрудник все успел. Чувство ответственности сводится на ноль, навыки планирования не формируются.

Как же лучше сделать?

Самый грамотный путь – не пытаться контролировать каждый шаг подчиненного и не составлять доскональный рабочий план для него. Лучше поручать задачи в общем виде, дав подчиненному возможность самостоятельно расписать вашу задачу на подзадачи.

Если вы хотите видеть прогресс какой-либо крупной задачи, лучше оформите ее как общий проект. Благо, каждая вторая система контроля поручений позволяет это делать.

Внутри общего проекта вы увидите все задачи, добавленные участниками этого проекта, конкретные сроки исполнения, статусы выполнения (не началась, в работе, завершена…), а также легко отследите, какие задачи кому поручены.

Вот пример содержимого общего проекта:

 

общий проект

 

Приятного управления!

Программа на скриншотах: LeaderTask