Бумажная формальность, съедающая время, — именно так в большинстве компаний относятся к написанию служебных записок. А между тем этот элемент документооборота обладает недооцененным потенциалом для развития бизнеса. В подтверждение своих слов расскажу о том, как работают со служебными записками в Procter&Gamble.

В Procter&Gamble служебная записка — это не просто средство обмена информацией, а неотъемлемая часть корпоративной культуры (о как!). Поэтому к ее оформлению и содержанию подходят очень серьезно.

Вся информация должна излагаться просто, четко и грамотно (ошибки в тексте воспринимаются как халатное отношение к работе и небрежность, чего в P&G не приемлют).

В P&G поняли, что если определенным образом структурировать информацию служебной записки, то станет ясно, какие идеи удачны, а какие — нет. Этот подход позволяет компании делать меньше ошибок.

В P&G существуют два вида служебных записок: информационные и рекомендательные. Информационные записки предназначаются для анализа результатов исследования, сводных данных, отчетов и пр. Рекомендательные служат для обращения к руководству с предложениями и включают следующие пункты:

  • цель (краткая формулировка цели рекомендации);
  • предпосылки (факты, данные и опыт, на которые опирается автор);
  • рекомендации (суть рекомендации);
  • обоснование (аргументы в пользу рассмотрения рекомендации);
  • обсуждение (ответы на возможные вопросы читателя, оценка рисков);
  • ближайшие действия (перечень первоначальных задач);
  • приложения.

Такая структура позволяет сотрудникам компании выявлять слабые стороны предложения на стадии его презентации, а руководству уделять время обсуждению не просто хороших идей, а взвешенных соображений.

«Научившись писать, Вы научитесь мыслить», — считают в P&G.

Сотрудник не продвинется по службе, если не научится писать служебные записки. Новые работники иногда переписывают служебную записку по 15-20 раз. Несмотря на трудоемкость процесса, они отмечают, что бумага учит их думать и организовывать свои мысли.

Вышестоящие менеджеры редактируют служебные записки подчиненных с карандашом в руках. Они добавляют свои комментарии, вопросы и возвращают на доработку. По мнению руководства компании, читать служебную записку с карандашом в руке гораздо эффективнее, чем критиковать автора или спорить с ним.