Бумажная формальность, съедающая время, – именно так в большинстве компаний относятся к написанию служебных записок. А между тем этот элемент документооборота обладает недооцененным потенциалом для развития бизнеса. В подтверждение своих слов расскажу о том, как работают со служебными записками в Procter&Gamble.
В Procter&Gamble служебная записка – это не просто средство обмена информацией, а неотъемлемая часть корпоративной культуры (о как!). Поэтому к ее оформлению и содержанию подходят очень серьезно.
Вся информация должна излагаться просто, четко и грамотно (ошибки в тексте воспринимаются как халатное отношение к работе и небрежность, чего в P&G не приемлют).
В P&G поняли, что если определенным образом структурировать информацию служебной записки, то станет ясно, какие идеи удачны, а какие – нет. Этот подход позволяет компании делать меньше ошибок.
В P&G существуют два вида служебных записок: информационные и рекомендательные. Информационные записки предназначаются для анализа результатов исследования, сводных данных, отчетов и пр. Рекомендательные служат для обращения к руководству с предложениями и включают следующие пункты:
- цель (краткая формулировка цели рекомендации);
- предпосылки (факты, данные и опыт, на которые опирается автор);
- рекомендации (суть рекомендации);
- обоснование (аргументы в пользу рассмотрения рекомендации);
- обсуждение (ответы на возможные вопросы читателя, оценка рисков);
- ближайшие действия (перечень первоначальных задач);
- приложения.
Такая структура позволяет сотрудникам компании выявлять слабые стороны предложения на стадии его презентации, а руководству уделять время обсуждению не просто хороших идей, а взвешенных соображений.
“Научившись писать, Вы научитесь мыслить”, – считают в P&G.
Сотрудник не продвинется по службе, если не научится писать служебные записки. Новые работники иногда переписывают служебную записку по 15-20 раз. Несмотря на трудоемкость процесса, они отмечают, что бумага учит их думать и организовывать свои мысли.
Вышестоящие менеджеры редактируют служебные записки подчиненных с карандашом в руках. Они добавляют свои комментарии, вопросы и возвращают на доработку. По мнению руководства компании, читать служебную записку с карандашом в руке гораздо эффективнее, чем критиковать автора или спорить с ним.
Войдите через социальные сети, чтобы оставить комментарий